Voor een vaste klant van itxplain waar in het verleden al diverse onderdelen voor de website waren gemaakt en een lead management tool, kwam de vraag of het ook mogelijk was een administratiepakket te bouwen.
Op zich voldeed het huidige softwarepakket goed, alleen was deze nog op Windows gebaseerd en zou men liever overgaan op een web-based variant, in verband met de gebruiksvriendelijkheid. Het grootste probleem was dat de licentiekosten uit de hand begonnen te lopen. Per vestiging was er een licentie nodig en nadat men om korting vroeg – omdat er inmiddels 8 vestigingen waren – kregen ze geen korting, maar een prijsverhoging.
Voordat er begonnen werd, is er een inventarisatie gemaakt van de huidige software en werd er gekeken welke onderdelen er daadwerkelijk gebruikt werden. Het kwam er op neer dat eigenlijk ieder onderdeel van het huidige programma benodigd was,
- Klantbeheer
- Opslagboxen beheer, inclusief plattegrond, huurprijs, oppervlak, etc
- Losse verkoop artikelen
- Facturatie
- Automatisch factureren van opkomende periodes
- Automatische incasso's d.m.v. CLIEOP
- Handmatige incasso's d.m.v. CLIEOP
- Automatisch e-mailen van nieuw aangemaakte facturen
- Communicatie met verschillende fysieke toegangscontrolesystemen
- Automatisch fysieke toegang blokkeren bij te late betaling
- Notities per klant
- Volledige migratie van geschiedenis
- Overzichten
- Management rapportages
- Beschikbaarheid vrije opslagboxen
- Factuuroverzicht voor btw aangifte
- Achterlopende betalingen
Uiteraard kwamen er bij de inventarisatie ook punten naar boven die makkelijker konden,
- Één overzicht van alle administraties en eenvoudig inloggen op de verschillende administraties / vestigingen
- Eenvoudig administraties aanmaken voor nieuwe vestigingen
Door direct contact met de eindgebruiker en deze mee te laten testen in de ontwikkelingsfase, kon het project in hoog tempo worden gebouwd. In de eerste 2,5 maand werd de kern functionaliteit van het programma gebouwd. Dagelijks werd er een nieuwe testversie online gezet, zodat deze bekeken kon worden door de klant.
Omdat de klant dagelijks mee kon kijken en de lijnen kort waren, kon ook feedback direct worden opgepakt. Het resultaat was dat binnen 2,5 maand de eerste vestiging gemigreerd was. Uiteraard waren er vanwege de korte doorlooptijd nog bugs, hier was rekening mee gehouden en werden per direct opgelost als deze naar boven kwamen.
In de 1,5 maand daarna werden de laatste bugs uit de software gehaald, de managementrapportages gemaakt en de overige 7 vestigingen gemigreerd.
Gerelateerd
22-06-2016 | Case – HKZ ISO 9001 handboekensysteem, doorontwikkeling van bestaande software |
30-05-2016 | Maatwerksoftware, open source en auteursrechten |